Hướng Dẫn Dành Cho Người Vừa Mới Có Giấy Phép Và Đang Sở Hữu Giấy Phép
Quản Lý Việc Bán Hàng
Lời Khuyên Của Chuyên Gia Để Làm Việc Thành Công Với CDTFA
Chúng tôi biết rằng việc điều hành một cơ sở kinh doanh có thể là một thách thức; do đó chúng tôi muốn giúp quý vị thành công. Những lời khuyên sau đây có thể giúp quý vị tránh được các vấn đề về thanh toán thuế và phí.
| Đặt Các Khoản Thuế Và Phí Đã Thu Vào Một Tài Khoản Ngân Hàng Riêng | Các khoản tiền thuế và phí quý vị đã thu từ khách hàng của mình sẽ được chuyển đến Cục Quản Lý Thuế Và Phí California (CDTFA) cùng với tờ khai thuế hoặc phí của quý vị. Không nên sử dụng khoản tiền này để thanh toán các khoản nợ tài chính cá nhân hoặc kinh doanh khác. Để riêng số tiền thuế hoặc phí thực tế thu được vào một tài khoản riêng. |
|---|---|
| Nộp Hồ Sơ Khai Thuế Và Thanh Toán Đồng Thời Vào Hoặc Trước Ngày Đến Hạn | Quý vị phải nộp hồ sơ khai thuế và thanh toán các khoản thuế hoặc phí của mình vào hoặc trước ngày đến hạn. Đánh dấu ngày đến hạn của quý vị trên lịch, như thế quý vị sẽ không quên được. Đối với nhiều tài khoản, quý vị có thể nộp hồ sơ khai thuế và thanh toán đồng thời trực tuyến. |
| Đừng Quên Khai Báo Và Nộp Thuế Sử Dụng Nếu Quý Vị Còn Nợ | Các giao dịch mua hàng trực tuyến của quý vị có thể phải chịu thuế sử dụng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập California Use Tax Information (Thông Tin Thuế Sử Dụng Của California). |
| Khai Báo Chính Xác | Hãy bảo đảm số tiền quý vị khai báo trên tờ khai thuế là tổng số thuế hoặc phí quý vị đã thu từ khách hàng cộng với bất kỳ khoản thuế sử dụng nào mà quý vị còn nợ. |
| Lưu Giữ Sổ Sách Và Hồ Sơ Trong Tối Thiểu Bốn Năm | Quý vị phải lưu giữ tất cả hồ sơ thuế và phí của mình trong ít nhất bốn năm. |
| Thông Báo Cho CDTFA Về Các Thay Đổi | Quý vị bắt buộc phải thông báo cho chúng tôi về các thay đổi đối với cơ sở kinh doanh của quý vị, bao gồm cả các thay đổi về quyền sở hữu, địa chỉ, thông tin liên lạc hoặc khi quý vị đóng cửa cơ sở kinh doanh của mình. Quý vị có thể gửi các thay đổi thông qua biểu mẫu CDTFA-345-WEB, Notice of Business Change (CDTFA-345-WEB, Thông Báo Thay Đổi Thông Tin Kinh Doanh). |
Lưu Trữ Hồ Sơ
Nếu quý vị có giấy phép bán hàng của California hoặc chứng nhận cấp phép hoặc giấy phép khác của CDTFA, quý vị phải lưu giữ hồ sơ kinh doanh của mình để xác minh rằng quý vị đã nộp thuế hoặc phí đúng quy định.
Hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất bốn năm. Nếu quý vị đang được kiểm toán, hãy lưu giữ lại tất cả hồ sơ liên quan đến kỳ kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán, ngay cả khi điều này có nghĩa là quý vị lưu giữ chúng trên bốn năm.
Hồ sơ của quý vị phải đầy đủ thì đại diện của CDTFA mới có thể:
- Xác minh tính chính xác của hồ sơ khai thuế hoặc phí của quý vị; và
- Xác định xem quý vị đã thanh toán đúng quy định thuế hoặc phí cho các giao dịch mua hàng và bán hàng của mình chưa.
Hồ sơ quý vị cần lưu giữ bao gồm nhưng không giới hạn ở:
Giao dịch bán hàng
- Hóa đơn bán hàng
- Giấy in của máy tính tiền
- Sổ nhật ký bán hàng
Giao dịch mua hàng
- Hóa đơn mua hàng
- Séc bị hủy
- Đơn đặt hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
Miễn thuế
- Chứng chỉ bán lại
- Chứng nhận miễn thuế
- Chứng từ giao hàng
Tờ khai thuế
- Bản liệt kê
- Giấy tờ làm việc
Các loại thuế và phí khác có yêu cầu lưu giữ hồ sơ riêng. Để biết thông tin cụ thể về việc lưu giữ hồ sơ đối với các loại thuế và phí khác, vui lòng xem Special Taxes and Fees Programs (Các Chương Trình Thuế Và Phí Đặc Biệt).
Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập vào mục Keeping Records (Lưu Giữ Hồ Sơ) hoặc xem video hướng dẫn của chúng tôi Sales and Use Tax Record Keeping Requirements (Các Yêu Cầu Lưu Giữ Hồ Sơ Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng).
Giao Dịch Bán Hàng Tại Các Khu Hội Chợ Do Tiểu Bang Chỉ Định
Có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2018, nếu quý vị là nhà buôn bán lẻ người mà bán các tài sản cá nhân hữu hình diễn ra tại bất động sản của một hội chợ do tiểu bang California chỉ định ("khu hội chợ do tiểu bang chỉ định"), thì quý vị phải nêu rõ số tiền của những giao dịch bán hàng đó trên tờ khai Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng của quý vị.
Giao dịch bán hàng diễn ra tại các khu hội chợ do tiểu bang chỉ định bao gồm giao dịch bán hàng tại quầy ở khu hội chợ và cũng có thể bao gồm giao dịch bán hàng trong đó tài sản được vận chuyển hoặc giao đến hoặc từ khu hội chợ. Số tiền được khai báo riêng sẽ chỉ được sử dụng cho mục đích phân bổ kinh phí. Không áp dụng thuế hoặc phí bổ sung cho giao dịch bán hàng này.
Để biết thêm thông tin về yêu cầu khai báo mới, vui lòng xem Tax Guide for Reporting Requirements on State-Designated Fairgrounds (Hướng Dẫn Về Thuế Cho Các Yêu Cầu Khai Báo Tại Các Khu Hội Chợ Do Tiểu Bang Chỉ Định).
Nắm Rõ Mức Thuế Và Phí
Mức thuế được áp dụng khác nhau tùy theo địa điểm và có thể thay đổi trong năm. Khi có sự thay đổi về mức thuế, chúng tôi sẽ đăng tải một thông báo đặc biệt trên trang mạng của chúng tôi.
Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng
Mức thuế bán hàng và thuế sử dụng tại một địa điểm cụ thể của California bao gồm bốn phần: mức thuế tiểu bang, mức thuế tại địa phương, mức thuế quận hạt và bất kỳ mức thuế địa khu nào có thể có hiệu lực.
Là một nhà bán lẻ ở California, quý vị có nghĩa vụ khai báo và nộp thuế bán hàng của tiểu bang, áp dụng cho tất cả giao dịch bán lẻ hàng hóa ngoại trừ những giao dịch bán hàng được miễn thuế theo luật. Mức thuế bán hàng và thuế sử dụng hiện hành trên toàn tiểu bang là 7.25 phần trăm. Ngoài ra, quý vị cũng chịu trách nhiệm đối với bất kỳ loại thuế địa khu nào được cử tri hoặc chính quyền địa phương phê duyệt được áp dụng ở các thành phố và quận mà quý vị đang hoạt động kinh doanh.
Chúng tôi cung cấp một số công cụ trên trang mạng của chúng tôi để giúp quý vị xác định mức thuế chính xác. Quý vị có thể tra cứu mức thuế theo địa chỉ hoặc tra cứu mức thuế theo thành phố và quận.
Để xem thông báo thay đổi mức thuế, vui lòng truy cập Special Notices (Thông Báo Đặc Biệt) trên trang mạng của chúng tôi.
Để biết thêm thông tin về cách xác định mức thuế bán hàng và thuế sử dụng, vui lòng xem California City & County Sales & Use Tax Rates (Mức Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng Của Thành Phố Và Quận Ở California).
Các Loại Thuế Và Phí Khác
Các loại thuế và phí khác có mức đóng khác nhau dựa trên chương trình thuế hoặc phí. Để biết mức đóng cho các loại thuế và phí khác, vui lòng xem biểu mức tại Tax-Rates Special Taxes and Fees (Mức Thuế Cho Các Loại Thuế Và Phí Đặc Biệt).
Thuế Sử Dụng
Nếu quý vị mua tài sản không có thuế và sử dụng tài sản đó trong cơ sở kinh doanh của mình, quý vị có thể nợ thuế sử dụng.
Các Giao Dịch Mua Bên Ngoài Tiểu Bang
Thuế bán hàng của California thường áp dụng cho việc bán hàng hóa, kể cả xe cộ, trong tiểu bang. Thuế sử dụng của California áp dụng cho việc sử dụng, lưu trữ hoặc tiêu dùng theo cách khác đối với cùng các loại mặt hàng đó trong tiểu bang.
Nói chung, nếu thuế bán hàng được áp dụng khi quý vị mua hàng hóa thực (physical merchandise) ở California, thì thuế sử dụng sẽ áp dụng khi quý vị thực hiện giao dịch mua hàng tương tự không có thuế từ một cơ sở kinh doanh đặt bên ngoài tiểu bang.
Nếu quý vị có giấy phép bán hàng của California, quý vị phải khai báo và nộp thuế sử dụng cho giao dịch mua hàng liên quan đến cơ sở kinh doanh trên tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng trong kỳ mà cơ sở kinh doanh của quý vị lần đầu tiên sử dụng, lưu trữ hoặc tiêu thụ hàng hóa đó ở California.
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem California Use Tax Information (Thông Tin Thuế Sử Dụng Của California).
Rút Hàng Trong Kho
Là người có giấy phép bán hàng đã ghi danh, quý vị có quyền mua tài sản mà quý vị dự kiến bán lại mà không phải nộp thuế. Tuy nhiên, nếu quý vị lấy các mặt hàng khỏi kho hàng để bán lại và sử dụng tài sản thay vì bán lại tài sản, thì quý vị phải chịu thuế sử dụng trên giá mua tài sản của mình. Nếu quý vị có giấy phép bán hàng của California, quý vị phải khai báo và nộp thuế sử dụng thuế đối với tài sản được rút từ kho hàng để bán lại trên tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng của quý vị.
Ví dụ, nếu quý vị cho đi hàng hóa làm quà tặng hoặc tự mình sử dụng tài sản, thì quý vị phải chịu thuế sử dụng trên giá mua tài sản. Ngoài ra, nếu quý vị sử dụng hàng trong kho dành để bán lại cho mục đích tiếp thị hoặc nghiên cứu và phát triển, điều đó được coi là sử dụng tài sản và quý vị phải chịu thuế sử dụng trên giá mua tài sản.
Các Loại Thuế Và Phí Khác
Ngoài thuế sử dụng, nếu quý vị mua tài sản mà không nộp một số loại thuế và phí nhất định, quý vị phải khai báo thuế đối với những giao dịch mua đó cho CDTFA. Một số ví dụ bao gồm:
Chương Trình Thuế Mua Bán Thuốc Lá Điếu Qua Internet – Nếu quý vị mua thuốc lá điếu và/hoặc các sản phẩm thuốc lá không bị đánh thuế từ các nhà bán lẻ trực tuyến bên ngoài tiểu bang, và/hoặc qua đường thư tín hoặc điện thoại, để tự tiêu dùng cá nhân ở California, thì quý vị phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế sử dụng. Vui lòng xem tab PACT Act & Consumer trong Tax Guide for Cigarettes and Tobacco Products (Hướng Dẫn Về Thuế Đối Với Thuốc Lá Điếu Và Sản Phẩm Thuốc Lá) của chúng tôi để biết thêm thông tin.
Phí Tái Chế Rác Thải Thiết Bị Điện Tử (eWaste) Có Màn Hình Lớn – Nếu quý vị đã mua một thiết bị điện tử có màn hình lớn (CED), chẳng hạn như tivi hoặc màn hình máy tính, để sử dụng cho cá nhân hoặc cơ sở kinh doanh, và không nộp phí eWaste tại thời điểm mua hàng, thì quý vị phải ghi danh và nộp phí này cho CDTFA. Vui lòng xem Electronic Waste Recycling (eWaste) Fee Frequently Asked Questions (FAQ) (Câu Hỏi Thường Gặp Về Phí Tái Chế Rác Thải Thiết Bị Điện Tử (eWaste)) để biết thêm thông tin.
Phí Tái Chế Lốp Xe – Nếu quý vị mua chiếc xe hơi mới để sử dụng cá nhân hoặc cho cơ sở kinh doanh và không nộp phí lốp xe vào thời điểm mua, quý vị phải ghi danh và nộp phí này cho CDTFA. Vui lòng xem California Tire Fee (Phí Lốp Xe California) của chúng tôi để biết thêm thông tin.
Giao Dịch Bán Hàng Được Miễn Thuế
Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh của quý vị, một số giao dịch bán hàng của quý vị có thể hội đủ điều kiện được miễn thuế bán hàng toàn phần hoặc một phần.
Giao dịch bán hàng được miễn thuế là các giao dịch không phải chịu thuế và khoản khấu trừ cho các giao dịch đó có thể được thực hiện trên tờ khai thuế bán hàng và thuế sử dụng của quý vị. Quý vị phải lấy tất cả các chứng từ để chứng minh cho khoản khấu trừ. Để biết danh sách tất cả các trường hợp miễn thuế, vui lòng xem publication 61, Sales and Use Taxes: Exemptions and Inclusions (ấn phẩm 61, Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng: Trường Hợp Ngoại Lệ Và Miễn Trừ). Một số giao dịch bán hàng được miễn thuế phổ biến bao gồm:
| Bán Để Bán Lại | Quý vị có thể có những khách hàng mua hàng hóa từ quý vị với mục đích bán lại những hàng hóa đó trong tiến trình kinh doanh thông thường của họ. Nếu khách hàng của quý vị cung cấp cho quý vị biểu mẫu CDTFA-230 General Resale Certificate (CDTFA-230 Chứng Chỉ Bán Lại Chung) hợp lệ và quý vị chấp nhận giấy này một cách thiện chí và kịp thời, việc bán hàng của quý vị cho họ không phải chịu thuế. Để bảo đảm hợp lệ, chứng chỉ bán lại phải chứa thông tin cụ thể. Hồ sơ chứng chỉ bán lại phải được lưu giữ để chứng minh cho tuyên bố rằng việc bán hàng là để bán lại. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem publication 103, Sales for Resale (ấn phẩm 103, Bán Để Bán Lại). |
|---|---|
| Sản Phẩm Thực Phẩm | Việc bán thực phẩm cho mục đích tiêu thụ của con người thường được miễn thuế trừ khi được bán ở tình trạng đun nóng (ngoại trừ các mặt hàng bánh mì nóng hoặc đồ uống nóng, chẳng hạn như cà phê, được bán với giá riêng), được phục vụ trong bữa ăn, được tiêu thụ tại cơ sở của người bán hoặc được bán để tiêu thụ tại một địa điểm có thu phí vào cửa. Doanh thu bán thực phẩm không chịu thuế phải được hạch toán riêng rẽ và chứng minh bằng các chứng từ, chẳng hạn như séc của khách và giấy in của máy tính tiền. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Tax Guide for Restaurant Owners (Hướng Dẫn Về Thuế Dành Cho Chủ Nhà Hàng) hoặc Tax Guide for Grocery Stores (Hướng Dẫn Về Thuế Dành Cho Cửa Hàng Tạp Hóa) của chúng tôi. |
| Lao động không chịu thuế | Nói chung, thuế không áp dụng cho chi phí nhân công sửa chữa hoặc lắp đặt được chia thành từng khoản mục. Tuy nhiên, ở California, một số loại phí nhân công phải chịu thuế. Ví dụ, phí nhân công chế tác thường phải chịu thuế, cho dù quý vị liệt kê phí nhân công của mình hay đưa chúng vào giá sản phẩm. Quý vị phải lưu giữ hồ sơ của tất cả các hóa đơn bán hàng thể hiện các khoản phí nhân công riêng biệt không phải chịu thuế. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem publication 108, Labor Charges (ấn phẩm 108, Phí Nhân Công). |
| Bán Hàng Cho Chính Phủ Liên Bang | Việc bán và cho thuê của quý vị được thực hiện cho chính phủ Liên Bang và các cơ quan chức năng của chính phủ Liên Bang thường được miễn thuế bán hàng và thuế sử dụng của California. Quý vị phải lưu giữ các chứng từ sau đây để chứng minh cho giao dịch bán hàng được miễn thuế:
Hãy nhớ rằng trường hợp miễn thuế bán hàng và thuế sử dụng này chỉ áp dụng cho những giao dịch bán hàng cho chính phủ Liên Bang và các cơ quan chức năng của chính phủ Liên Bang. Giao dịch bán hàng cho các cơ quan chính quyền tiểu bang, quận và thành phố nói chung vẫn phải chịu thuế. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem publication 102, Sales to the United States Government (ấn phẩm 102, Bán Hàng Cho Chính Phủ Liên Bang). Không giống như thuế bán hàng và thuế sử dụng, các loại thuế và phí khác liên quan đến việc bán hàng cho Chính Phủ Liên Bang có thể không được miễn thuế. Đối với các thắc mắc liên quan đến việc áp dụng các loại thuế và phí khác, vui lòng liên lạc với Trung Tâm Dịch Vụ Khách Hàng của chúng tôi theo số 1-800-400-7115. |
| Bán Hàng Trong Hoạt Động Thương Mại Liên Tiểu Bang Hoặc Với Nước Ngoài | Giao dịch bán hàng liên quan đến vận chuyển hoặc giao hàng từ California đến các địa điểm bên ngoài tiểu bang thường được miễn thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định. Tuy nhiên, khi quý vị giao hàng cho một cư dân California tại một địa điểm bên ngoài tiểu bang, hàng hóa đó coi như được mua để sử dụng ở California. Quý vị phải thu thuế sử dụng, được tính trên giá bán của hàng hóa và nộp lại cho CDTFA. Quý vị sẽ không có trách nhiệm phải thu thuế này nếu quý vị nhận được tuyên bố có chữ ký từ người mua nói rằng hàng hóa được mua để sử dụng bên ngoài tiểu bang. Nói chung, quý vị phải giữ lại tất cả các chứng từ chứng mình cho bất kỳ giao dịch được miễn thuế nào mà quý vị yêu cầu tính. Để biết danh sách các chứng từ quý vị nên giữ lại, vui lòng xem mục Chứng Từ Cho Giao Dịch Bán Hàng Và Giao Hàng trong publication 101, Sales Delivered Outside California (ấn phẩm 101, Bán Hàng Được GIao Bên Ngoài California). |
| Miễn Thuế Sản Xuất | Việc miễn thuế sản xuất cho phép các nhà sản xuất được miễn thuế bán hàng và thuế sử dụng một phần đối với các giao dịch mua thiết bị sản xuất và nghiên cứu và phát triển cụ thể nếu người mua và giao dịch đáp ứng một số điều kiện nhất định. Quý vị phải lấy chứng nhận miễn thuế kịp thời từ khách hàng của mình để chứng minh cho giao dịch bán hàng được miễn thuế một phần. |
| Miễn Thuế Một Phần | Miễn thuế một phần là các giao dịch được miễn phần thuế bán hàng và thuế sử dụng tiểu bang. Để yêu cầu tính giao dịch được miễn thuế một phần trên tờ khai thuế của quý vị, quý vị phải xin giấy chứng nhận miễn thuế một phần hợp lệ, kịp thời từ khách hàng của mình. Dưới đây là danh sách các trường hợp miễn thuế một phần phổ biến nhất: |
Mua Tài Sản Để Bán Lại
Nếu quý vị mua tài sản để bán lại, giao dịch không phải chịu thuế bán hàng hoặc thuế sử dụng nếu giao dịch bán hàng có chứng từ hợp lệ.
Nhà cung cấp của quý vị sẽ yêu cầu quý vị cung cấp chứng chỉ bán lại làm bằng chứng cho việc tài sản được mua để bán lại. Quý vị không nên cung cấp bản sao giấy phép bán hàng của mình thay cho chứng chỉ bán lại. Chứng chỉ này cần được lập một cách trung thực và kịp thời, tức là bất cứ lúc nào trong chu kỳ lập hóa đơn và thanh toán thông thường của quý vị và phải bao gồm các thông tin cụ thể. Nếu quý vị thực hiện một số giao dịch mua hàng từ một nhà cung cấp, quý vị có thể nộp một chứng chỉ bán lại với nhà cung cấp đó để lưu trong hồ sơ.
Quý vị có thể sử dụng chứng chỉ bán lại để mua tài sản để sau đó quý vị sẽ:
- Bán, ở nguyên dạng, trong hoạt động kinh doanh thông thường của quý vị
- Bán như một bộ phận gắn liền của một sản phẩm khác
- Sử dụng để trình diễn hoặc trưng bày trong khi giữ hàng đó để bán trong cơ sở kinh doanh của quý vị
Quý vị không nên sử dụng chứng chỉ bán lại khi mua sản phẩm mà sau đó quý vị sẽ:
- Sử dụng chứ không bán
- Sử dụng trước khi bán
- Sử dụng cho mục đích cá nhân
Nếu quý vị cố tình sử dụng chứng chỉ bán lại để mua các mặt hàng mà quý vị sẽ không bán lại, quý vị sẽ phải chịu thuế cho giao dịch đó, cộng với tiền lãi. Đối với mỗi giao dịch mua được thực hiện vì lợi ích cá nhân hoặc để trốn nộp thuế, quý vị cũng có thể phải trả khoản tiền phạt 10 phần trăm của số tiền thuế đến hạn hoặc khoản tiền phạt $500, tùy theo số tiền nào lớn hơn, cho mỗi giao dịch mua.
Để biết thêm thông tin về cách sử dụng chứng chỉ bán lại, hãy xem publication 103, Sales for Resale (ấn phẩm 103, Bán Để Bán Lại).
Người Bán Hàng Lưu Động (người bán hàng đi đến các nơi)
Nếu quý vị không duy trì địa điểm kinh doanh cố định và các hoạt động kinh doanh của quý vị bao gồm việc quý vị hoặc đại diện bán hàng của quý vị đi các nơi và mời chào bán hàng tận nhà hoặc tại các hội chợ, triển lãm hoặc sự kiện đặc biệt, thì quý vị được coi là người bán hàng lưu động. Quý vị phải tính thuế dựa trên mức thuế tại địa điểm nơi quý vị thực hiện giao dịch bán hàng.
Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Regulation 1802, Place of Sale and Use for Purposes of Bradley-Burns Uniform Local Sales and Use Taxes (Quy Định 1802, Địa Điểm Bán Và Sử Dụng Cho Các Mục Đích Của Thuế Bán Hàng Và Thuế Sử Dụng Tại Địa Phương Thống Nhất Bradley-Burns).
Hệ Thống Điểm Bán Hàng (POS)
Để chống lại việc sử dụng các thiết bị ngăn chặn bán hàng hoặc phần mềm che giấu giao dịch bán hàng, luật pháp California quy định bất kỳ người nào ở California mua, cài đặt hoặc sử dụng bất kỳ thiết bị hoặc phần mềm ngăn chặn bán hàng tự động nào để làm sai lệch hồ sơ đều bị coi là phạm tội. Ước tính việc sử dụng công nghệ này sẽ khiến California tổn thất hơn $200 triệu tiền thuế bán hàng mỗi năm. Những người vi phạm có thể phải đối mặt với việc bị phạt tù cũng như phạt tiền.