Guía tributaria para dueños de restaurantes
Temas de la industria

Cuestiones básicas

Impuestos sobre las ventas y el uso en general

En California, todas las ventas están sujetas a impuestos salvo que la ley las excluya específicamente. En la mayoría de los casos, las ventas sujetas a impuestos son de bienes muebles tangibles (legalmente definidos como artículos que se pueden ver, pesar, medir, percibir o tocar).

Para los restaurantes, la mayoría de las ventas sujetas a impuestos son de alimentos y bebidas. Sin embargo, es posible que también tenga que declarar y pagar el impuesto sobre las ventas por otros conceptos, como propinas obligatorias, cargos por descorche y cargos por servicio.

El impuesto sobre el uso complementa al impuesto sobre las ventas de California. Por lo general, se debe pagar cada vez que se compran artículos sujetos a impuestos a un proveedor de fuera del estado para usarlos en California sin haber pagado el impuesto sobre las ventas de California. También se debe pagar el impuesto sobre el uso por los artículos que retire de su inventario y use en California, si no pagó impuestos cuando compró los artículos. Para pagar el impuesto sobre el uso, declare el precio de compra de los artículos sujetos a impuestos bajo Purchases Subject to Use Tax (Compras sujetas al impuesto sobre el uso) en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Estas compras se vuelven parte del monto total sujeto a impuestos.

Si consume o regala artículos no alimenticios sujetos a impuestos (como gaseosas o bebidas alcohólicas) que compró sin pagar el impuesto sobre las ventas, debe un porcentaje equivalente del impuesto sobre el uso (normalmente igual al impuesto sobre las ventas) sobre el costo de esos artículos para usted.

Permiso de vendedor

La mayoría de las personas que venden alimentos u otros artículos sujetos a impuestos en California, aunque sea temporalmente, deben registrarse con nosotros para obtener un permiso de vendedor.

Registrarse para un permiso de vendedor es gratuito, aunque es posible que en algunos casos se le pida un depósito en garantía.

Si su restaurante tiene más de una sucursal, debe registrar cada una con nosotros.

Puede registrarse en línea con nosotros para obtener un permiso de vendedor o un permiso de vendedor consolidado a través de nuestros servicios en línea.

Infórmenos cualquier cambio en su negocio, dirección postal o correo electrónico para que podamos informarle sobre cambios importantes en las leyes, tasas de impuestos o procedimientos de presentación. Puede actualizar fácilmente la información de su cuenta contactando a nuestro Centro de Servicio al Cliente, o a cualquiera de nuestras oficinas locales en todo el estado. Encontrará la información de contacto en la sección Recursos de esta guía.

Temas clave de la industria

Todas sus ventas pueden estar sujetas a impuestos (regla del 80-80)

La "regla del 80-80" se aplica cuando más del 80 por ciento de sus ingresos brutos son de ventas de productos alimenticios y más del 80 por ciento de los alimentos productos que vende están sujetos a impuestos.

Si la regla 80-80 se aplica a su negocio, puede contabilizar por separado las ventas de productos alimenticios fríos para llevar.

Debe declarar y pagar impuestos por todas las ventas de alimentos y bebidas para llevar, a menos que:

• La venta no esté sujeta a impuestos; o
• Opte por no declarar impuestos por las ventas para llevar por más que las ventas cumplan ambos criterios de la regla del 80-80. Estas incluyen las ventas de:
  • Productos alimenticios fríos y
  • Productos de panadería calientes y bebidas calientes que se venden por un precio separado.

Las ventas de estos productos deben contabilizarse por separado y estar justificadas por documentos respaldatorios, tales como las facturas para los clientes y las cintas de la caja registradora. La caja registradora debe tener una llave aparte para los alimentos fríos que se vendan para llevar, o alguna otra forma de registrar estas ventas. Sin la documentación adecuada, el 100% de sus ventas están sujetas a impuestos.

Si va a abrir un nuevo restaurante, cambiar su menú o cambiar la forma de servir la comida en su restaurante actual, puede que quiera probar si cumple la regla del 80-80.

La regla del 80-80 se aplica sucursal por sucursal. Si tiene más de una sucursal, debe tener en cuenta cada una por separado.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Alimentos vendidos para consumir en su establecimiento

Cuando vende alimentos y bebidas para consumir en su local comercial, las ventas suelen estar sujetas a impuestos.

Se considera que tiene un local comercial donde los clientes pueden consumir los productos que compran si:

• Usted cuenta con mesas y sillas o barras para comer; o
• Usted ofrece bandejas, vasos, platos y otras vajillas; o
• Usted patrocina y mantiene un parklet; o
• Su negocio se ubica en un centro comercial y está cerca de instalaciones para comer que provee el centro comercial. Por ejemplo, su negocio se encuentra dentro o cerca de un patio de comidas, o cerca de un espacio donde se ofrecen mesas y sillas donde comer.

Los alimentos y bebidas se consideran servidos si están pensados para comerse en su local comercial, o si se brindan sobre o dentro de un envase individual retornable del cual puedan comerse.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Alimentos para llevar

Salvo que todas sus ventas estén sujetas a impuestos según la regla del 80-80, las ventas de productos alimenticios fríos que se venden individualmente para llevar no suelen estar sujetas a impuestos.

• Los productos alimenticios fríos incluyen sándwiches fríos, batidos, smoothies, helados y ensaladas frías. Los alimentos fríos que se venden como parte de un paquete combinado pueden estar sujetos a impuestos, dependiendo del resto del contenido del paquete.
• Las ventas de comidas preparadas calientes para llevar están sujetas a impuestos, salvo que se las considere productos calientes horneados.
• Las bebidas calientes (como el café y el té) no están sujetas a impuestos si se venden para llevar, pero las gaseosas y las bebidas alcohólicas siempre están sujetas a impuestos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Entregas de alimentos

Si realiza entregas de comida, sus cargos por entrega pueden estar sujetos a impuestos. La comida preparada caliente está sujeta a impuestos, incluidos los cargos por entrega que pueda cobrar.

Sin embargo, si la venta del producto alimenticio no está sujeta a impuestos (como las ventas de sándwiches fríos), los cargos por entrega tampoco lo están. Si cobra un precio único por una combinación de alimentos calientes y fríos, el precio total (incluidos los cargos por entrega) está sujeto a impuestos.

A veces, es posible que venda artículos no alimenticios (como alcohol o toallas de papel) y los entregue junto con sus ventas de alimentos. Por lo general, la venta de estos artículos no alimenticios está sujeta a impuestos. Por lo tanto, cuando los entrega a los clientes, los cargos por entrega deben prorratearse entre los artículos no alimenticios sujetos a impuestos y los alimentos no sujetos a impuestos, como los sándwiches fríos.

No se lo considera proveedor de servicios de catering si vende comida para llevar o simplemente entrega comida. Sin embargo, sí se le considera proveedor de servicios de catering si sirve comida, alimentos o bebidas en instalaciones de propiedad del cliente o provistas por este. Para más información, vea nuestra Guía tributaria para proveedores de servicios de catering.

Alimentos preparados calientes

Las ventas de alimentos calientes suelen estar sujetas a impuestos, tanto si se venden para llevar como para consumir en su restaurante.

Los productos alimenticios calientes son aquellos que se calientan por encima de la temperatura ambiente. Siguen considerándose calientes incluso después de haberse enfriado, ya que estaban pensados para venderse como alimentos calientes.

Excepción importante: productos de panadería calientes

Los productos de panadería calientes, como pretzels o croissants recién horneados, que se venden para llevar, están exentas del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, si se venden en un paquete combinado con alimentos preparados calientes o con una bebida caliente, todo el paquete combinado está sujeto a impuestos. Los productos calientes horneados que se compran para consumir en su restaurante están sujetos a impuestos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Productos alimenticios fríos

Las ventas de productos alimenticios fríos a sus clientes para consumir en su restaurante están sujetas a impuestos.

A menos que cumpla los criterios de la regla del 80-80 (vea Todas sus ventas pueden estar sujetas a impuestos [regla del 80-80] más arriba) y no contabilice por separado las ventas de comida fría para llevar, sus ventas de productos alimenticios fríos como sándwiches, batidos, smoothies, ensaladas y helados no suelen estar sujetas a impuestos si son para llevar.

Los alimentos fríos que sus clientes calientan en un microondas que usted les ofrece se consideran alimentos fríos vendidos para llevar.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Recargos

Si su restaurante agrega un recargo por separado en las cuentas de sus clientes para compensar por los costos crecientes de su actividad, el monto del recargo queda sujeto al impuesto sobre ventas.

En lugar de aumentar los precios del menú, muchos restaurantes añaden un recargo a sus recibos para cubrir los costos obligatorios para los empleadores, como aumentos del salario mínimo, contribuciones al seguro médico y licencias por enfermedad remuneradas.

Independientemente de si el recargo es un importe fijo o un porcentaje del precio de venta, siempre que se agrega un recargo por separado a cualquier venta sujeta a impuestos, el recargo también está sujeto a impuestos (sección 6012 del Revenue and Taxation Code (Código de ingresos e impuestos)). La ley no prevé una exención específica del impuesto sobre las ventas y el uso para los recargos de restaurantes. Por lo tanto, no puede reclamar el costo del recargo como deducción en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.

Ejemplo

A continuación se muestra un ejemplo de cómo calcular el impuesto sobre las ventas en una venta sujeta a impuestos con un recargo de restaurante. Los impuestos se aplican al precio total de venta con el recargo incluido. El ejemplo asume una tasa del 8.5% del impuesto sobre las ventas. (Su tasa real puede ser otra).

Servicio de pedidos en línea

Si tiene un contrato con un proveedor de servicios de pedidos en línea para que reciba los pedidos de los clientes de comidas que usted proveerá, usted debe pagar impuestos sobre esas ventas de comidas si existe una relación de representación.

Si contrata a proveedores de servicios de pedidos en línea (proveedores de servicios) para tomar los pedidos de los clientes, recibir los pagos y entregar las comidas, debe preparar un acuerdo por escrito entre usted y el proveedor de servicios que describa adecuadamente las responsabilidades de cada parte. El acuerdo debe dejar en claro si el proveedor del servicio de pedidos actúa como su representante para publicitar, tomar los pedidos y entregar la comida, o si en cambio le compra las comidas para revenderlas.

Cuando el proveedor de servicios actúa como su representante:

• A usted se le considera el minorista de las comidas vendidas a través del servicio de pedidos en línea; y
• Usted debe pagar impuestos sobre el precio total de venta de las comidas sin deducirse la comisión que retenga el proveedor de servicios.

Sin embargo, si el acuerdo no establece una relación de representación, dichos proveedores de servicios se considerarían minoristas. Como tal, el proveedor de servicios debe tener un permiso de vendedor y pagar impuestos sobre las ventas de las comidas a través del servicio de pedidos en línea. Si no existe una relación de representación, usted debe recibir un certificado de reventa del proveedor de servicios que compró las comidas para la reventa.

Cuándo cobrar el impuesto sobre ventas

Paquetes combinados

Cuando vende dos o más alimentos en un paquete para llevar por un precio único, el impuesto se aplica según los componentes del paquete y dependiendo de si la regla del 80/80 se aplica a su negocio. Para más información, vea Todas sus ventas pueden estar sujetas a impuestos [regla del 80-80] más arriba.

Incluir comidas o bebidas calientes en un paquete combinado hace que todo el paquete esté sujeto a impuestos.

Si vende un paquete combinado para llevar que incluye alimentos fríos y una gaseosa, el precio de venta de la gaseosa está sujeto a impuestos.

Las ventas de alimentos y bebidas para que sus clientes consuman en su restaurante están siempre sujetas a impuestos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Ventas no sujetas a impuestos

Algunas ventas que puede que realice en su restaurante no están sujetas a impuestos, tales como:

• Ventas de productos alimenticios fríos vendidos en forma no apta para el consumo en su restaurante;
• Ventas en territorio indígena;
• Ventas al gobierno de los Estados Unidos;
• Ventas para la reventa.

Si vende un producto alimenticio frío que no sea apto para consumir en su restaurante (ya sea porque requiere descongelar o cocinar, o porque se vende en un tamaño que no suele ser consumido por una sola persona), no debe cobrar impuestos sobre la venta. Por ejemplo, una pizza congelada requiere que su cliente la cocine, y un cliente normalmente no comería un cuarto de galón de salsa en el establecimiento.

Las ventas de comidas, alimentos y bebidas realizadas en territorio indígena por minoristas no nativos americanos a un nativo americano que viva en una reserva están exentas de impuestos. Además, las ventas de comidas, alimentos y bebidas para el consumo en la reserva nativa americana por un no nativo americano o un nativo americano que no reside en una reserva tampoco están sujetas a impuestos si se dan todas las condiciones siguientes:

• El negocio del minorista no nativo americano es un establecimiento de comidas o bebidas, como un restaurante o bar;
• El negocio del minorista no nativo americano opera en una reserva nativa americana en virtud de un contrato de arrendamiento o subarrendamiento autorizado a nivel federal;
• Una tribu nativa americana impone un impuesto sobre las ventas o compras de comidas, alimentos y bebidas; y
• Las comidas, alimentos y bebidas se compran para su consumo en una reserva de nativos americanos.

Para obtener más información, consulte el Reglamento 1616.

Las ventas hechas al gobierno de los Estados Unidos no están sujetas a impuestos. Además, las ventas de artículos que se revenderán no están sujetas a impuestos cuando usted acepta un certificado de reventa del comprador de esos artículos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Ventas sujetas a impuestos en territorio indígena

El impuesto sobre las ventas y el uso puede aplicarse a la venta de comidas, alimentos y bebidas por minoristas no indígenas en ciertos casos.

Si usted es un minorista no indígena ubicado en una reserva indígena, algunas de sus ventas de comidas, alimentos y bebidas pueden estar sujetas a impuestos. Si realiza ventas por mostrador o ventanilla a clientes sin que se bajen de sus vehículos, se presume que las ventas son para consumo fuera de la reserva y, por lo tanto, están sujetas a impuestos.

Además, si es un minorista que realiza ventas a domicilio, todas sus ventas a domicilio están sujetas al impuesto si se entregan en un lugar fuera de la reserva indígena. Puede declarar el impuesto usando un porcentaje desarrollado a partir de un período de prueba. Para más información sobre cómo declarar con métodos de declaración alternativos para las ventas de alimentos sujetas a impuestos, vea la sección 0809.12 del capítulo 8 del Audit Manual (Manual de auditoría).

Cargos por servir comida provista por los clientes

Los cargos que les cobre a sus clientes por servir comidas o bebidas que ellos provean están sujetos a impuestos.

Por ejemplo, si un cliente le da un pescado para que usted prepare y sirva por un cargo separado, ese cargo debe incluirse en el monto total sujeto a impuestos de la venta. De igual forma, los cargos por descorche y por corte de pasteles están sujetos a impuestos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Comidas para empleados

Por lo general, lo que les cobra a sus empleados por sus comidas está sujeto a impuestos. Si les proporciona comidas a sus empleados y les cobra un cargo específico por las comidas, los cargos por las comidas están sujetos a impuestos y se deben declarar en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Los siguientes supuestos se consideran cargos sujetos a impuestos:

• Si los empleados le pagan en efectivo por las comidas que consumen.
• Si reduce el sueldo de sus empleados para compensar las comidas que consumen.
• Si da de comer en vez de efectivo a sus empleados para que su remuneración alcance el salario mínimo legal.
• Si sus empleados tienen la opción de recibir dinero en efectivo por las comidas que no consumen.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Descuentos, propinas y cargos no alimenticios

Cargos por servicio de mesa y venta de entradas

Los cargos por servicio de mesa que los clientes pueden recuperar consumiendo comida y bebidas están sujetos a impuestos, independientemente de si el cliente realmente recupera esos montos. Los cargos que se cobran por separado solo para la admisión o como entrada a un lugar de entretenimiento (como conciertos) no están sujetos a impuestos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Propinas y gratificaciones

Negocios como los restaurantes suelen recibir de sus clientes pagos denominados propinas, gratificaciones y cargos por servicio. Los pagos opcionales que se designan como propinas, gratificaciones o cargos por servicio no están sujetos a impuestos. Los pagos obligatorios que se designan como propinas, gratificaciones o cargos por servicio deben ser incluidos en las ventas sujetas a impuestos, incluso si el comerciante luego les paga el monto a sus empleados.

Para información específica de cómo se aplican específicamente los impuestos a los pagos opcionales y obligatorios, vea la publicación 115, Tips, Gratuities, and Service Charges (Propinas, gratificaciones y cargos por servicio) y el Reglamento 1603, Taxable Sales of Food Products (Ventas de productos alimenticios sujetas a impuestos).

Si utiliza un sistema de punto de venta (POS), asegúrese de que los impuestos se aplican correctamente a los gastos obligatorios. Si su POS no está programado correctamente, póngase en contacto con su proveedor de POS.

Cupones de descuento

Si acepta cupones de descuento que les permitan a sus clientes comprar comida y bebidas a un precio reducido, deberá pagar impuestos sobre los montos que reciba de las ventas.

Por ejemplo, si tiene una promoción de "compre uno y llévese otro gratis", el impuesto se aplica a todo lo que le cobre al cliente, sin incluir propinas opcionales.

Si un tercero le reembolsa por un programa de descuento, el importe se considera parte de sus ingresos brutos y está sujeto a impuestos.

Por ejemplo, si un promotor le paga dos dólares por cada cupón de dos por uno canjeado, el impuesto sobre las ventas se aplica al total recibido del cliente más los dos dólares del promotor.

Algunas empresas terceras ofrecen promociones del tipo "oferta del día", en las que el cliente paga por un cupón que puede canjear por artículos a un precio con descuento. Cuando el cupón se canjea por artículos sujetos a impuestos, usted debe pagar el impuesto sobre las ventas por el importe que el cliente pagó por el cupón más el importe que el cliente le paga en el momento de la venta.

Para más información sobre cómo se aplica el impuesto sobre las ventas a las promociones de "oferta del día", vea la publicación 113, Coupons, Discounts, and Rebates (Cupones, descuentos y rebajas).

Comidas y bebidas gratuitas

Si consume o regala comida, bebidas no carbonatadas o bebidas no alcohólicas, no tiene que pagar impuestos por ellas.

Si consume o regala artículos no alimenticios, como refrescos o bebidas alcohólicas, que compró sin pagar impuestos, debe pagar un porcentaje del impuesto sobre el uso (normalmente igual al del impuesto sobre las ventas) sobre el costo de esos artículos para usted.

Le recomendamos fuertemente que lleve un registro preciso de todos los artículos que consuma, regale o descarte.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Otra información de utilidad

Requisitos de colocación de avisos

Si vende alimentos o bebidas a un precio que incluye impuestos y desea solicitar una deducción por el impuesto sobre las ventas incluido en su declaración, debe colocar un cartel en su local que diga: «Todos los precios de los artículos sujetos a impuestos incluyen el reembolso del impuesto sobre las ventas calculado al milímetro más cercano».

Si vende alimentos o bebidas a un precio que incluye los impuestos en algunas partes de su restaurante (como un bar), pero no en otras (como en la zona de mesas), debe colocar el cartel en un lugar visible en todas las zonas donde se sirvan alimentos y bebidas con impuestos incluidos.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Mantenimiento de registros

Estas son algunas pautas básicas que pueden ayudar a prevenir imprevistos fiscales:

• Si su restaurante incluye un bar, mantenga las compras y ventas del restaurante separadas de las compras y ventas del bar.
• Guarde registro escrito de su política relacionada con las comidas y bebidas gratuitas que se sirven a clientes y empleados y registro de las comidas y bebidas gratuitas que ofrezca.
• Conserve pruebas de los cambios de precios u otras variables en sus prácticas habituales de fijación de precios.

Si cambia los precios del menú, anote los cambios de precios y la fecha del cambio en sus registros. Debe conservar cualquier documento (como cintas de caja registradora o facturas) que muestre los cambios de precios y las fechas cuando empiezan a operar dichos cambios.

Si su restaurante tiene happy hour, debe llevar un registro de los menús y carteles que muestren las fechas y horas del happy hour, así como las cintas de la caja registradora que muestren las ventas realizadas durante el happy hour.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Ventas realizadas en ferias designadas por el estado

Si usted es un minorista que vende bienes muebles tangibles en un inmueble de una feria designada por el estado de California ("instalaciones de una feria designada por el estado"), debe declarar por separado el importe de esas ventas en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.

Las ventas que tienen lugar en las instalaciones de una feria designada por el estado incluyen las ventas por mostrador en las instalaciones de la feria y pueden incluir ventas en las que la mercadería se envíe o entregue en las instalaciones de la feria. El importe declarado por separado se utilizará únicamente a efectos de asignación de fondos. Estas ventas no están sujetas a ningún otro impuesto ni cuota.

Para más información sobre el requisito de declaración, consulte nuestra Tax Guide for Reporting Requirements on State-Designated Fairgrounds (Guía tributaria sobre los requisitos de declaración para instalaciones de ferias designadas por el estado).

Dispositivos y programas de software para la ocultación de ventas

Es delito vender, comprar, instalar, transferir o poseer, a sabiendas, programas de software o dispositivos que sirvan para ocultar o eliminar ventas y falsificar registros.

Usar estos dispositivos da una ventaja competitiva injusta sobre los dueños de negocios que respetan la ley y pagan su parte correspondiente de los impuestos y cuotas. Los infractores podrían enfrentarse a un máximo de tres años en la prisión del condado, a multas de hasta $10,000, y se les exigirá que paguen todos los impuestos retenidos ilegalmente, incluidas las multas y los intereses.

Controles de inventario

Le recomendamos fuertemente que lleve un control minucioso de su inventario (por ej., manteniendo registros de las entregas, guardando el stock de bebidas alcohólicas en un depósito bajo llave y llevando registro de los productos almacenados o retirados). Un buen mantenimiento de registros minimiza las posibilidades de tener que pagar impuestos adicionales.

Debe mantener sus registros de compras para la reventa separados de sus registros de suministros y artículos no destinados a la reventa. Sus registros también deben rastrear con precisión su inventario de productos, desde el momento en que se compran hasta el momento en que se venden o usan.

Implementar controles estrictos de inventario le puede ayudar a ahorrar y seguir siendo competitivo.

Para más información, consulte la publicación 22, Dining and Beverage Industry (disponible en español, publicación 22-S, La industria de restaurantes y bebidas).

Si cobra demasiados impuestos

Si cobra más que el monto obligatorio por una venta, debe devolver el excedente al cliente o bien pagárnoslo directamente a nosotros.

Si devuelve el impuesto cobrado en exceso a su cliente y ya nos lo ha pagado, puede presentar una solicitud de reembolso. Para eso, debe proporcionarnos pruebas de su reembolso al cliente.

Estas pruebas pueden ser un recibo, un cheque cancelado o una constancia de que el cliente prefirió quedarse con crédito con usted por ese importe.