Registros de impuestos sobre las ventas y el uso (Publicación 116-S)
Registros detallados

El nivel de detalle requerido varía de acuerdo con el tipo de negocio o industria. En cualquier caso, el CDTFA debe poder determinar en qué fecha se realizó la venta, qué fue lo que se vendió, qué cargos estuvieron sujetos a impuestos y cuáles no, y cuánto fue el impuesto que se aplicó a la venta. Las facturas de venta individuales generalmente deben incluir fecha, nombre y dirección del cliente, dirección de envío, tipo de producto, cantidad vendida, precio de venta, cargos por envío, e importe del impuesto. Pero si, por ejemplo, usted opera una tienda de comestibles donde los registros de ventas originales son las cintas de las cajas registradoras, obviamente no tendrá tanto detalle de cada venta.

Si usted ha realizado ventas que no están sujetas al impuesto, debe conservar los documentos que verifican que el impuesto no es aplicable a esas ventas. Documentos tales como certificados de reventa, certificados de exención, facturas de embarque, conocimientos de embarque y otros. Para obtener más información sobre cómo documentar ventas para su reventa, obtenga nuestra publicación 103, Ventas para reventa. Si usted realiza otras clases de ventas que no estén sujetas al impuesto, consúltenos para averiguar qué documentación se requiere.

Sus registros del impuesto sobre las ventas y el uso pueden estar impresos o en formato electrónico, o se pueden llevar en medios de almacenamiento tales como discos separables o películas. Si usted lleva registros electrónicos o en película, debe asegurarse de poder imprimirlos para nosotros, si lo solicitamos. Para obtener mayor información sobre los requisitos para llevar registros electrónicos o en un medio de almacenamiento en película, consulte el Reglamento 1698, Registros.