Métodos de declaración para supermercados

Ventas totales

El total de ventas que declare en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso debe incluir todas las ventas realizadas en el período de declaración. Las ventas brutas incluyen las ventas de artículos exentos y sujetos a impuestos, las ventas con cargo y las ventas con tarjeta de crédito. No puede deducir de las ventas totales los cargos de servicio cobrados por las empresas de procesamiento de crédito.

Dispositivos y programas de software para la ocultación de ventas

Desde el 1 de enero de 2014 incurre en delito toda persona que a sabiendas, venda, compre, instale, transfiera o posea programas de software o dispositivos utilizados para ocultar o eliminar ventas y falsificar registros.

Usar estos dispositivos da una ventaja competitiva injusta sobre los dueños de negocios que cumplen con la ley y pagan su parte correspondiente de los impuestos y cuotas. Los infractores pueden enfrentar un máximo de tres años en la cárcel del condado y multas de hasta $10,000, y se les exigirá que paguen todos los impuestos ilegalmente retenidos, con multas e intereses.

Métodos de declaración

Puede usar cualquier método para determinar las ventas de productos alimenticios exentos y sujetos a impuestos, siempre que declare con exactitud el importe de impuestos que le corresponde pagar. Independientemente del método que elija, debe estar preparado para demostrar que el método revela con exactitud el importe correcto de impuestos que le corresponde pagar y que es verificable en una auditoría.

A continuación se enumeran algunos de los métodos de declaración más habituales. Para obtener información detallada sobre los métodos de declaración, consulte el Reglamento 1602.5, Reporting Methods for Grocers (Métodos de declaración para supermercados).

Sistemas de escaneo electrónico

Los sistemas de escaneo electrónico registran las ventas sujetas a impuestos y no sujetas a impuestos, el impuesto sobre las ventas y datos relacionados a partir del Código Universal de Producto (UPC) del artículo.

Debe asegurarse de implementar controles adecuados para supervisar y verificar la precisión de los resultados del escaneo y de las declaraciones de impuestos. Puede comunicarse con nosotros para que le ayudemos con los tipos de documentación que debe preparar y conservar. Los registros deben conservarse por cuatro años a partir de la fecha de la venta.

Los documentos recomendados son, entre otros:

• Libros contables habituales.
• Lista maestra de productos.
• Informes de codificación de productos.
• Informes de movimiento de productos.

Si opta por este método de declaración, debe mantener una descripción general de sus métodos de declaración que incluya lo siguiente:

• El tipo y forma de los registros e informes generados.
• La persona responsable de probar, mantener y corregir el sistema de escaneo.
• La forma en que el sistema de escaneo contabiliza determinados artículos, como los cupones de alimentos, cupones de fabricantes, retornos de envases, cobros de más, etc.

Método de inventario minorista

Por lo general, este método sirve solo para los grandes supermercados. Cuando se usa este método, se separa el inventario en grupos de productos alimenticios exentos y mercancía sujeta a impuestos.

Se pone precio al inventario inicial, las compras y el inventario final, que se registran a su valor minorista para cada grupo. El inventario inicial más las compras menos el inventario final representan sus ventas previstas para cada grupo. Para determinar las ventas realizadas, se hacen ajustes por sobreprecio, rebajas y merma. En este método se permite un ajuste de hasta un uno por ciento por merma.

Costo más margen: mercancía sujeta a impuestos

Con este método, se suman los márgenes al costo de la mercancía sujeta a impuestos y se ajusta el inventario por rebajas, sobreprecios, descuentos por cantidad, ventas por caja cerrada y hasta en un uno por ciento por merma si se incurre en pérdidas, para determinar las ventas sujetas a impuestos de cada período de declaración.

Los márgenes se determinan realizando pruebas de estantería de compras representativas tomando un ciclo de compra mínimo de un mes dentro de un período de tres años. Los artículos se separan por tipo de producto (por ejemplo, cerveza, vino, productos de papel, alimentos para mascotas, etc). Para ver ejemplos detallados de cómo realizar estos cálculos, consulte la publication 31, Grocery Stores (disponible en español, publicación 31-S, Supermercados).

Otras cuestiones relativas a la declaración

Deducciones

Se deben deducir las ventas de mercancías exentas de las ventas totales. Por lo general, las mercancías exentas son las ventas no sujetas a impuestos de productos alimenticios. Debe separar los artículos no sujetos a impuestos de los sujetos a impuestos en sus registros para justificar cualquier deducción.

Deudas incobrables

Si tiene pagos que el banco devuelve rechazados, que se determinan incobrables y se cancelan a los efectos del impuesto sobre los ingresos, puede deducirse las deudas incobrables de la parte de la venta relacionada con artículos sujetos a impuestos. Si más adelante recupera el dinero, tendrá que incluir la recuperación en sus ingresos brutos. Para más información sobre las deudas incobrables consulte el Reglamento 1642, Bad Debts (Deudas incobrables).

Pérdidas

Puede sufrir pérdidas por deterioro de alimentos, roturas, robo, etc. Dependiendo del método de declaración que elija, se le puede permitir una deducción de entre el 1% y el 3% del costo de los artículos sujetos a impuestos. No se permiten ajustes por pérdidas si sus ventas de artículos no alimenticios sujetos a impuestos se basan en las ventas reales.