Hướng dẫn về Thuế dành cho Cửa hàng Tạp hóa
Phương pháp Báo cáo

Tổng Doanh thu

Tổng doanh thu được báo cáo trong tờ khai thuế bán hàng và sử dụng của quý vị phải bao gồm tất cả doanh thu được thực hiện trong kỳ báo cáo. Tổng doanh thu bao gồm doanh thu từ việc bán các mặt hàng được miễn thuế và chịu thuế, doanh thu bán hàng trả sau và doanh thu bán hàng qua thẻ tín dụng. Quý vị không được giảm trừ tổng doanh thu bằng các khoản phí dịch vụ trả cho các nhà xử lý thẻ tín dụng.

Các Chương trình Phần mềm và Thiết bị Ngăn chặn bán hàng

Bất kỳ người nào cố ý bán, mua, cài đặt, chuyển giao hoặc sở hữu các chương trình phần mềm hoặc thiết bị được sử dụng để che giấu hoặc xóa bỏ việc bán hàng và làm sai lệch sổ sách đều phạm pháp.

Việc sử dụng các thiết bị này là sự cạnh tranh không công bằng với các chủ doanh nghiệp tuân thủ luật pháp và nộp thuế và lệ phí hợp lý của họ. Những người vi phạm có thể phải đối mặt với ba năm tù giam ở quận, khoản tiền phạt lên đến $10,000, và sẽ buộc phải nộp mọi khoản thuế khấu trừ bất hợp pháp, cộng với tiền phạt và cả tiền lãi.

Các Phương pháp Báo cáo

Quý vị có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào để xác định doanh thu bán các mặt hàng không chịu thuế và chịu thuế miễn là phương pháp đó báo cáo chính xác số tiền thuế phải nộp. Cho dù chọn phương pháp nào, quý vị phải sẵn sàng chứng minh rằng phương pháp đó trình bày chính xác số tiền thuế phải nộp và có thể xác minh được trong một cuộc kiểm toán.

Nếu quý vị bán tã giấy, sản phẩm vệ sinh kinh nguyệt hoặc máy hút sữa và các vật tư liên quan, xem Tã giấy và các Sản phẩm Vệ sinh Kinh nguyệt hoặc Máy hút sữa và các Vật tư Liên quan.

Phần dưới đây liệt kê một số phương pháp báo cáo phổ biến nhất. Để biết thông tin chi tiết về các phương pháp báo cáo, quý vị hãy xem Quy định 1602.5, Phương pháp Báo cáo dành cho Chủ cửa hàng Tạp hóa.

Hệ thống Quét mã Điện tử

Hệ thống quét mã điện tử ghi lại doanh thu chịu thuế, doanh thu không chịu thuế, thuế bán hàng và dữ liệu liên quan dựa trên Mã Sản phẩm Chung (UPC) của một mặt hàng.

Quý vị nên bảo đảm có các biện pháp kiểm soát thích hợp để theo dõi và xác minh tính chính xác của kết quả quét mã và tờ khai thuế. Quý vị có thể liên lạc với chúng tôi để được hỗ trợ về các loại tài liệu mà quý vị nên lập và lưu giữ. Hồ sơ phải được lưu giữ ít nhất trong vòng bốn năm kể từ ngày thực hiện giao dịch bán hàng.

Các tài liệu được đề xuất bao gồm nhưng không giới hạn ở:

• Sổ sách kế toán thông thường
• Danh sách sản phẩm chính
• Báo cáo Mã Sản phẩm (PCR)
• Báo cáo Biến động Sản phẩm

Nếu quý vị chọn báo cáo thuế bán hàng dựa trên hệ thống quét điện tử, quý vị phải lưu giữ bản tóm tắt chung về phương pháp báo cáo, trong đó cần bao gồm những nội dung sau:

• Loại và mẫu hồ sơ và báo cáo được tạo ra.
• Người chịu trách nhiệm kiểm tra, bảo trì và sửa chữa hệ thống quét mã.
• Cách thức hệ thống hạch toán các khoản mục như tem thực phẩm, phiếu giảm giá của nhà sản xuất, tiền đặt cọc vỏ chai và các lần tính tiền trùng lặp, v.v.

Phương pháp Kiểm kê Bán lẻ

Khi sử dụng phương pháp này, quý vị sẽ phân chia hàng tồn kho thành các nhóm sản phẩm được miễn thuế và hàng hóa chịu thuế.

Hàng tồn kho đầu kỳ, hàng mua vào và hàng tồn kho cuối kỳ được định giá và ghi nhận theo giá bán lẻ của từng nhóm. Hàng tồn kho đầu kỳ cộng với hàng mua vào trừ đi hàng tồn kho cuối kỳ thể hiện doanh số dự kiến ​​của quý vị cho từng nhóm. Các điều chỉnh được thực hiện đối với các khoản tăng giá, giảm giá và hao hụt để xác định doanh số thực tế. Theo phương pháp này, quý vị có thể giảm số tiền mua hàng lên đến một phần trăm để bù cho hao hụt.

Chi phí Cộng Mức kê lời—Hàng hóa Chịu thuế

Với phương pháp này, để xác định doanh thu chịu thuế của quý vị trong mỗi kỳ báo cáo, quý vị sẽ cộng mức kê lời (markup) vào giá thành của hàng hóa chịu thuế và thực hiện các điều chỉnh cho hàng tồn kho đối với các khoản giảm giá, khoản tăng giá, chiết khấu theo số lượng, bán theo thùng và điều chỉnh hao hụt lên đến một phần trăm nếu phát sinh tổn thất.

Mức kê lời được xác định bằng cách tiến hành thử nghiệm trên kệ hàng (shelf test) đối với các giao dịch mua đại diện trong chu kỳ mua tối thiểu một tháng trong vòng ba năm. Các mặt hàng được phân loại theo loại sản phẩm, ví dụ như bia, rượu vang, sản phẩm giấy, thức ăn cho thú cưng, v.v. Để biết minh họa chi tiết về cách thực hiện các tính toán này, xem publication 31, Grocery Stores (có sẵn bằng tiếng Việt, ấn phẩm 31-V, Cửa hàng Tạp hóa).

Các Vấn đề Báo cáo Khác

Khấu trừ

Các khoản khấu trừ cho doanh thu không chịu thuế cần được trừ từ tổng doanh thu. Quý vị nên tách riêng các mặt hàng chịu thuế và không chịu thuế trong hồ sơ của mình để chứng minh cho bất kỳ khoản khấu trừ nào được thực hiện.

Nợ Khó đòi

Nếu quý vị có các khoản thanh toán bị ngân hàng trả lại mà không được thanh toán, được xác định là không thể thu hồi và được xóa nợ vì mục đích tính thuế thu nhập, quý vị có thể khấu trừ nợ khó đòi vào phần doanh thu liên quan đến các mặt hàng chịu thuế. Nếu sau này thu hồi được tiền, quý vị sẽ phải đưa số tiền thu hồi được vào tổng doanh doanh thu của mình. Để biết thêm thông tin về nợ khó đòi, xem Quy định 1642, Nợ Khó đòi.

Tổn thất

Quý vị có thể bị tổn thất do hư hỏng, vỡ, trộm cắp, v.v. Nếu quý vị báo cáo doanh thu chịu thuế dựa trên phương pháp kiểm kê hàng hóa bán lẻ hoặc phương pháp giá vốn cộng lợi nhuận, quý vị có thể được phép khấu trừ lên đến một phần trăm chi phí của các mặt hàng chịu thuế. Không được phép điều chỉnh cho các khoản thất thoát nếu quý vị báo cáo thuế bán hàng dựa trên doanh thu thực tế, ví dụ như thông qua hệ thống quét điện tử.