Guía para nuevos titulares de permisos y licencias
Gestionar sus ventas
View guide in other languages:
Consejos profesionales para hacer negocios con el CDTFA exitosamente
Sabemos que llevar adelante un negocio puede ser difícil; por eso queremos ayudarle para que tenga éxito. Los siguientes consejos pueden ayudarle a evitar problemas con el pago de sus impuestos y cuotas.
| Deposite los impuestos y cuotas cobrados en una cuenta bancaria aparte | Las cantidades de los impuestos y cuotas que cobra a sus clientes se deben remitir al CDTFA junto con su declaración de impuestos o cuotas. No deben usarse para pagar otras deudas financieras comerciales ni personales. Deje depositada la cantidad real de los impuestos o cuotas cobrados en una cuenta aparte. |
|---|---|
| Presentar y pagar al mismo tiempo antes de la fecha de vencimiento | Está obligado a presentar y pagar sus impuestos o cuotas antes de la fecha de vencimiento. Anote las fechas de vencimiento en su calendario para no olvidarse. Para muchas cuentas, puede presentar la declaración y pagar al mismo tiempo en línea. |
| No olvide declarar y pagar el impuesto sobre el uso si lo debe | Sus compras por internet pueden estar sujetas al impuesto sobre el uso. Para más información en inglés, visite California Use Tax Information (Información sobre el impuesto sobre el uso de California). |
| Declare lo que corresponde | Asegúrese de que las cantidades que declare en su declaración sean todos los impuestos o cuotas que cobró a sus clientes más cualquier cantidad del impuesto sobre el uso que deba. |
| Mantenga los libros y registros por al menos cuatro años | Está obligado a mantener todos sus registros de impuestos y cuotas por al menos cuatro años. |
| Mantenga al CDTFA al tanto de los cambios | Está obligado a mantenernos informados de los cambios en su negocio, incluyendo cambios en la titularidad, la dirección, la información de contacto o el cierre del negocio. Puede presentar los cambios en el formulario CDTFA-345-WEB, Notice of Business Change (disponible en español, CDTFA-345-WEB-S, Aviso de cambio en el negocio). |
Mantenimiento de registros
Si es titular de un permiso de vendedor de California o de otra licencia o permiso del CDTFA, está obligado a mantener los registros de su negocio para demostrar que ha pagado correctamente el impuesto o cuota.
Los registros deben conservarse por al menos cuatro años. Si le están auditando, conserve todos los registros que cubran el período de la auditoría hasta su finalización, incluso si implica conservarlos por más de cuatro años.
Sus registros deben ser adecuados para que los representantes del CDTFA puedan:
- Verificar la exactitud de sus declaraciones de impuestos o cuotas; y
- Determinar si ha pagado correctamente las cantidades de impuestos o cuotas que corresponden para sus ventas y compras.
Los registros que debe conservar son, entre otros:
Ventas
- Facturas de venta
- Cintas de caja registradora
- Diario de ventas
Compras
- Facturas de compra
- Cheques cancelados
- Órdenes de compra
- Diarios de compras
Exenciones
- Certificados de reventa
- Certificados de exención
- Documentos de envío
Declaraciones
- Anexos
- Papeles de trabajo
Otros impuestos y cuotas tienen sus propios requisitos de mantenimiento de registros. Para obtener información específica sobre el mantenimiento de registros para otros impuestos y cuotas, consulte Special Taxes and Fees Programs para más información en inglés (Programas de impuestos y cuotas especiales).
Para obtener más información acerca del mantenimiento de registros, vaya a Publicación 116 – Registro de impuestos sobre las ventas y el uso o vea nuestro vídeo tutorial Sales and Use Tax Record Keeping Requirements (Requisitos de mantenimiento de registros para el impuesto sobre las ventas y el uso).
Ventas que se producen en las instalaciones de ferias designadas por el estado
Desde el 1 de julio de 2018, si usted es un minorista que realiza ventas de bienes muebles tangibles que tienen lugar en un inmueble de una feria designada por el estado de California ("instalaciones de una feria designada por el estado"), debe declarar por separado el monto de esas ventas en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.
Las ventas que tienen lugar en las instalaciones de una feria designada por el estado incluyen las ventas por mostrador en las instalaciones de la feria y también pueden incluir ventas en las que el bien se envíe o entregue en las instalaciones de la feria o desde estas. La cantidad declarada por separado se utilizará únicamente a efectos de asignación de fondos. Estas ventas no están sujetas a ningún otro impuesto ni cuota.
Para obtener más información sobre el nuevo requisito de declaración, consulte la Tax Guide for Reporting Requirements on State-Designated Fairgrounds (Guía tributaria sobre los requisitos de declaración para instalaciones de ferias designadas por el estado).
Conozca las tasas de sus impuestos y cuotas
Las tasas de impuestos varían según la localidad y pueden cambiar a lo largo del año. Cuando se produzcan cambios en las tasas de impuestos, publicaremos un aviso especial en nuestro sitio web.
Impuesto sobre las ventas y el uso
La tasa del impuesto sobre las ventas y el uso en una localidad específica de California se compone de cuatro partes: tasa estatal, tasa local, tasa del condado y cualquier tasa de impuestos de distrito vigente.
Como minorista en California, tiene la obligación de declarar y pagar el impuesto sobre las ventas del estado, que se aplica a todas las ventas minoristas de bienes, excepto las que estén exentas por ley. La tasa actual del impuesto sobre las ventas y el uso del estado es del 7.25 por ciento. Además, también está obligado a pagar todo impuesto de distrito aprobado por los votantes o el gobierno local que exista en las ciudades y condados en los que desarrolle su actividad.
Ofrecemos varias herramientas en nuestro sitio web para ayudarle a identificar la tasa de impuestos correcta. Puede buscar una tasa de impuestos por dirección o buscar tasas por ciudad y condado.
Para ver los avisos de cambios en las tasas de impuestos, vaya a Special Notices (Avisos especiales) en nuestro sitio web.
Para obtener más información sobre cómo determinar sus tasas del impuesto sobre las ventas y el uso, consulte California City & County Sales & Use Tax Rates (Tasas del impuesto sobre las ventas y el uso de las ciudades y condados de California).
Otros impuestos y cuotas
Otros impuestos y cuotas tienen tasas diferentes en función del programa de impuestos o cuotas. Para encontrar las tasas de otros impuestos y cuotas, consulte las tablas de tasas en Tax-Rates Special Taxes and Fees (Tasas de impuestos y cuotas especiales).
Impuesto sobre el uso
Si compró bienes sin pagar impuestos y los utilizó en su negocio, es posible que deba pagar el impuesto sobre el uso.
Compras fuera del estado
Por lo general, el impuesto sobre las ventas de California se aplica a la venta de mercancías, incluidos los vehículos, dentro del estado. El impuesto sobre el uso de California se aplica al uso, almacenamiento u otro consumo de esos mismos tipos de bienes en el estado.
En general, si el impuesto sobre las ventas se aplica cuando se compra mercancía física en California, el impuesto sobre el uso se aplica cuando se realiza una compra similar sin pagar impuestos a un negocio ubicado fuera del estado.
Si es titular de un permiso de vendedor de California, debe declarar y pagar el impuesto sobre el uso debido por las compras relacionadas con su negocio en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso en el período en el que su negocio haya usado, almacenado o consumido por primera vez la mercancía en California.
Para más información, vea California Use Tax Information (Información sobre el impuesto sobre el uso de California).
Retiradas de inventario
Como titular de un permiso de vendedor registrado, tiene derecho a comprar bienes que pretenda revender sin pagar impuestos. Sin embargo, si retira artículos del inventario de reventa y los usa en lugar de revenderlos, deberá pagar el impuesto sobre el uso por el precio de compra de los artículos. Si es titular de un permiso de vendedor de California, debe declarar y pagar el impuesto sobre el uso debido por los bienes retirados del inventario de reventa en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso.
Por ejemplo, si regala mercancía o la usa usted mismo, debe pagar el impuesto sobre el uso sobre el precio de compra de la mercancía. Además, si usa el inventario de reventa para fines de marketing o investigación y desarrollo, esto se considera un uso de los bienes y debe pagar el impuesto sobre el uso sobre el precio de compra de estos.
Otros impuestos y cuotas
Además del impuesto sobre el uso, si compra bienes sin pagar determinados impuestos y tasas, está obligado a declarar los impuestos por esas compras al CDTFA. Algunos ejemplos son:
Programa de impuestos a las ventas de cigarrillos por internet - Si compró cigarrillos y/o productos de tabaco libres de impuestos a minoristas de internet de otro estado, y/o por vía postal o telefónica, para consumir usted mismo en California, usted es responsable de pagar el impuesto especial y el impuesto sobre el uso. Para más información, consulte la pestaña PACT Act & Consumer (Ley PACT y consumidores) de nuestra Guía tributaria para cigarrillos y productos de tabaco.
Cuota de reciclaje de desechos electrónicos cubiertos (eWaste) - Si compró un dispositivo electrónico cubierto (CED), como un televisor o monitor de computadora, para uso personal o comercial, y no pagó la cuota de eWaste en el momento de la compra, debe registrarse y pagar la cuota al CDTFA. Consulte la Guía sobre la cuota de reciclaje de desechos electrónicos (eWaste) para obtener más información en inglés.
Cuota de reciclaje de neumáticos - Si compró llantas nuevas para uso personal o comercial y no pagó la cuota de llantas en el momento de la compra, debe registrarse y pagar la cuota al CDTFA. Consulte nuestra sección sobre la Cuota de llantas de California para más información en inglés.
Ventas exentas
Dependiendo de su tipo de negocio, algunas de sus transacciones de ventas pueden calificar para una exención total o parcial del impuesto sobre las ventas.
Las ventas exentas son transacciones no sujetas a impuestos y puede tomarse una deducción por esas transacciones en su declaración del impuesto sobre las ventas y el uso. Debe obtener toda la documentación que justifique la deducción. Para ver una lista de todas las exenciones, consulte la publicación 61, Sales and Use Taxes: Exemptions and Exclusions (Impuestos sobre las ventas y el uso: exenciones y exclusiones explicadas en inglés). Algunas transacciones de ventas habituales exentas incluyen:
| Ventas para la reventa | Puede que tenga clientes que le compran bienes para revenderlos en el curso normal de sus actividades comerciales. Si sus clientes le entregan un CDTFA-230 General Resale Certificate (disponible en español, CDTFA-230-S, Certificado de reventa general) válido y usted lo acepta de buena fe y a su debido tiempo, las ventas que usted les hace no están sujetas a impuestos. Para ser válidos, los certificados de reventa deben contener información específica. Debe conservarse un registro de los certificados de reventa para demostrar que las ventas fueron para la reventa. Para más información, consulte la publicación 103, Sales for Resale (disponible en español, publicación 103-S, Ventas para la reventa). |
|---|---|
| Productos alimenticios | La venta de alimentos para consumo humano suele estar exenta de impuestos a menos que se vendan calientes (excepto los artículos de panadería calientes o las bebidas calientes, como el café, que se vendan por un precio aparte), se sirvan como comidas, se consuman en las instalaciones del vendedor o se vendan para su consumo en un lugar donde se cobre entrada. Las ventas de alimentos no sujetos a impuestos deben contabilizarse por separado y justificarse con documentos, como cuentas de clientes o cintas de caja registradora. Para más información, consulte nuestra Guía tributaria para dueños de restaurantes o nuestra Guía tributaria para supermercados. |
| Mano de obra no sujeta a impuestos | Generalmente, no se aplican impuestos a los cargos detallados por mano de obra de reparación o instalación. Sin embargo, en California algunos tipos de cargos por mano de obra están sujetos a impuestos. Por ejemplo, los cargos por mano de obra de fabricación suelen estar sujetos a impuestos, tanto si los cargos de mano de obra se detallan aparte como si se incluyen en el precio del producto. Debe guardar registros de todas las facturas de venta donde se detallen aparte los cargos por mano de obra no sujeta a impuestos. Para más información, vea la publicación 108, Labor Charges (disponible en español, publicación 108-S, Cargos por mano de obra). |
| Ventas al gobierno de los Estados Unidos | Por lo general, las ventas y arrendamientos al gobierno de los Estados Unidos y sus entidades están exentos del impuesto sobre las ventas y el uso de California. Se debe conservar la siguiente documentación para respaldar la venta exenta de impuestos:
Tenga en cuenta que esta exención del impuesto sobre las ventas y el uso solo se aplica a las ventas al gobierno de los Estados Unidos y sus entidades. Las ventas a agencias gubernamentales a nivel estado, condado y ciudad siguen estando generalmente sujetas a impuestos. Para obtener más información, vea la publicación 102, Sales to the United States Government (disponible en español, publicación 102-S, Ventas al gobierno de los Estados Unidos). A diferencia de los impuestos sobre las ventas y el uso, es posible que otros impuestos y cuotas relacionados con las ventas al gobierno de los Estados Unidos no estén exentos. Si tiene preguntas sobre la aplicación de otros impuestos y cuotas, llame a nuestro Centro de Servicio al Cliente al 1-800-400-7115. |
| Ventas en el comercio interestatal o internacional | Las ventas que involucran envíos o entregas desde California a lugares fuera del estado están generalmente exentas del impuesto sobre las ventas o el uso si se cumplen ciertas condiciones. Sin embargo, si usted entrega bienes a un residente de California en un lugar fuera del estado, se presume que los bienes fueron comprados para su uso en California. Está obligado a cobrar el impuesto sobre el uso, calculado sobre el precio de venta de los bienes, y remitirlo al CDTFA. Se le exime de cobrar el impuesto si recibe una declaración firmada del comprador que indique que los bienes se compraron para usar fuera del estado. En general, debe conservar todos los documentos que respalden las exenciones fiscales que reclame. Para ver una lista de los documentos que debe conservar, consulte la sección Documenting Your Sale and Delivery (Documentar su venta y entrega) en la publicación 101, Sales Delivered Outside California (disponible en español, publicación 101-S, Ventas entregadas fuera de California). |
| Exención de fabricación | La exención por fabricación permite a los fabricantes recibir una exención parcial del impuesto sobre las ventas y el uso por compras específicas de equipos de fabricación e investigación y desarrollo si el comprador y la transacción cumplen ciertos requisitos. Debe recibir un certificado de exención de su cliente a tiempo para justificar la venta parcialmente exenta. |
| Exenciones parciales | Las exenciones parciales son transacciones exentas de la parte estatal de la tasa del impuesto sobre las ventas y el uso. Para reclamar una exención parcial en su declaración, debe obtener un certificado de exención parcial válido y oportuno de su cliente. La siguiente es una lista de las exenciones parciales más comunes: |
Compra de bienes para reventa
Si compra bienes para revender, la transacción no está sujeta al impuesto sobre las ventas ni el uso si la venta está debidamente documentada.
Su proveedor le pedirá un certificado de reventa como prueba de que los bienes se compraron para la reventa. Usted no puede entregar una copia de su permiso de vendedor en lugar del certificado de reventa. El certificado debe presentarse de buena fe y a su debido tiempo, es decir, en cualquier momento dentro de su ciclo normal de facturación y pago, y debe incluir información específica. Si realiza varias compras a un mismo vendedor, puede presentar un certificado de reventa a ese vendedor para que lo mantenga en sus archivos.
Puede usar un certificado de reventa para comprar bienes que va a:
- Vender, tal como están, en sus actividades comerciales habituales
- Vender como parte física de otro producto
- Usar para mostrar o exponer mientras los tiene a la venta en su negocio
No puede usar un certificado de reventa para comprar productos que va a:
- Usar en vez de vender
- Usar antes de vender
- Usar con fines personales
Si usa a sabiendas un certificado de reventa para comprar artículos que no va a revender, adeudará el impuesto correspondiente a la transacción, más intereses. Por cada compra realizada con fines personales o para evadir el pago de impuestos también se le puede imponer una multa del 10 por ciento del impuesto correspondiente o una multa de $500, la que sea mayor, por cada compra.
Para más información sobre el uso de un certificado de reventa, consulte la publication 103, Sales for Resale (disponible en español, publicación 103-S, Ventas para la reventa).
Vendedores ambulantes (vendedores que viajan)
Si no tiene un establecimiento comercial permanente y sus actividades comerciales consisten en que usted o sus representantes comerciales viajen y promuevan ventas puerta a puerta o en ferias, exposiciones o eventos especiales, se le considera vendedor ambulante. Debe calcular el impuesto aplicando la tasa de impuestos del lugar donde se realicen sus ventas.
Para más información, consulte el Reglamento 1802, Place of Sale and Use for Purposes of Bradley-Burns Uniform Local Sales and Use Taxes en inglés (Lugar de venta y uso a efectos de la Ley Uniforme de Impuestos Locales sobre las Ventas y el Uso Bradley-Burns)
Sistemas de punto de venta (POS)
Para luchar contra el uso de dispositivos de supresión de ventas o software de ocultación de ventas, la legislación de California tipifica como delito la compra, instalación o uso de cualquier dispositivo automatizado de supresión de ventas o software de falsificación de registros. Se calcula que el uso de esta tecnología le cuesta a California más de 200 millones de dólares en recaudación de impuestos sobre las ventas al año. Los infractores pueden enfrentar penas de prisión y multas.